公文处理规定
一、职责
1.集团党委办公室和行政办公室负责院级公文处理的归口管理。
2.各部门负责本部门公文处理的管理。
二、规定和要求
1.党政部门的公文处理是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策,指导工作,交流经验,沟通情况,处理问题的重要工具,是机关工作的重要组成部分,必须认真做好公文处理工作,为集团的建设和发展服务。
2.公文处理的基本要求是准确、及时、安全、保密。公文处理要坚持实事求是的原则,力戒官僚主义、形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。
3.公文处理工作由集团办公室归口指导,院属各处级单位指定兼职人员办理公文处理工作。
三、发文
1.以院党委和集团行政名义发出的正式红头文件,由工作主管拟稿,经处级单位负责同志核签(有会办单位者,须会签)后,交集团党政办编号处理,主任审阅并经书记或院长签批后方可打印下发。其它文件视其实际情况,可由副书记或分管该项工作的副院长签发。
2.集团党办和院办对以党委和集团名义发出的文件,要做好审核工作,审核是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定,然后送院主要领导签发。拟稿、核签人须对文稿的内容和文字负责。
3.文稿签发后,文书工作人员要做好文件的编号、打印、盖印和分发等工作,如果有疑问或发现错、漏时,应向拟、核稿人查明修正。缮印文件一律由拟稿单位负责校对,力求做到缮印清晰、整洁,不出差错。公文除会议纪要外,需要加盖印章的还应当加盖印章。文件的落款时间,以院领导签发时间为准。文件用纸一般采用A4型(297L×210L)。
4.以院党委和院行政名义发出的文件底稿,分别应留存集团党办和行政办公室。
5.草拟公文应注意:
a)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。
b)情况要属实,表达要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要力求简短。
c)人名、地名、数字、引文要准确,时间应写具体的年、月、日。用字用词要准确、规范,在使用简称时,应先用全称,并加以说明,不写不规范字。
d)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词,除具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
e)引用公文,应注明发文时间、机关、标题和文号。
f)正式文件,均应使用发文稿纸拟稿,并准确确定文件的体式,应写明文件的标题、主送或抄送机关、印发份数。拟稿或部门负责人均应签字。文件应当标注主题词,上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。
g)起草、修改或签批公文应使用规定的书写工具。
h)党委或行政转发的文件,分别由集团党办和行政办公室起草批语。
四、收文
1.院内外专送给集团、院党委及院领导的公文,均由党办和行政办办理登记、编号、送批、专办等手续。
2.院领导、业务部门参加上级召开的会议带回的文件及声像资料,应根据文件内容和机密程度,交集团党办或行办登记保管,需要和可以复印的,由集团办公室复印给有关院领导和业务部门备用。
3.院属各单位接到院内来文,也应由内勤干事办理登记手续,及时送系处负责同志批阅处理。接到上级对口部门来文,涉及跨部门工作的,交集团办公室登记送阅。
4.处理来文,应附上处理单,经集团党办或行办负责人提出处理意见,分送给院领导及主办单位进行处理。
5.凡属几个单位会办的文件,由批办人指定主办单位,由主办单位会同有关单位研究处理。
6.公文办理应按轻、重、缓、急处理,急件应随来随办,重要文件应请示领导或领导亲自办理。办理公文应规定期限,一般不超过七至十天。
7.文书处理人员应定期检查、催办文件处理情况,了解处理结果,做到事事有交待,件件有着落,对于拖延积压、屡催不办的单位或个人应给予批评直至处分。